Interviews mit Berufstätigen: Stellvertretende Geschäftsführung einer Eventagentur

Ich bin nach dem Studium direkt bei einer kleinen, wachsenden Eventagentur eingestiegen. Eingestellt als Eventmanager waren meine ersten Aufgaben so gar nicht "managen". Lager und Logistik optimieren (hatte hier einige Vorkenntnisse aus meiner Zeit als Techniker), Personal/Aushilfen suchen, Büro strukturieren, aufräumen usw.

Als die Grundstruktur stand und wir eine vernünftige Software zum arbeiten und einen Drucker hatten, konnte ich mit dem "managen" anfangen. Erste Aufgabe bestand darin, attraktive Standplätze für unsere mobile Weinbar in der Region zu sichern und die entsprechenden Vorbereitungen zu treffen, damit vor Ort alles glatt läuft (Strom- und Wasserbedarf, Standfläche, Gestattung, Uhrzeiten usw.).

In den folgenden anderthalb Jahren wurde das Unternehmen immer größer und mein Aufgabenbereich verschob sich immer mehr in Richtung Finanzen, Finanzbuchführung und Controlling, da hier Handlungsbedarf bestand. Hier habe ich dann die Fächer aus dem Studium gebraucht, die ich eigentlich sofort vergessen wollte.

Seit einem Jahr läuft nun auch von der Controlling- und Finanzseite alles tiptop und das Unternehmen ist von den Abläufen sehr gut aufgestellt. Folgerichtig kam es zu weiteren Expansionen mit Blick auf Veranstaltungen außer Haus. Und genau das ist nun die Aufgabe, die mich hauptsächlich beschäftigt.

Als Prokurist nehme ich zwar immer noch einige geschäftsführende Tätigkeiten war, kümmere mich aber als Abteilungsleiter auch um alle Veranstaltungen, die außerhalb unserer zwei festen Locations durchgeführt werden. Dies beinhaltet sowohl kleinere Firmenfeiern in fremden Betrieben/Locations als auch Großveranstaltungen mit 8.000 Gästen. Entsprechend unterschiedlich sind auch die Aufgabenbereiche.

Bei einer kleinen Feier muss zunächst die Location gesucht und dann gebucht werden. Entsprechende Konditionen müssen verhandelt werden, Auf- und Abbauzeiten müssen geklärt werden. Quasi wie damals bei unserer Weinbar ;-). Danach geht es zu 90 Prozent ums Essen: Welches Buffet, zu welchem Preis, doch lieber Menü, was kann die eigene Küche stemmen, was muss zugebucht werden.

Bei Großveranstaltungen liegt der Kern der Arbeit in der Gewährleistung der Sicherheit auf der Veranstaltung. Gerade in der heutigen Zeit muss man als Planer sämtliche Eventualitäten berücksichtigen. Hauptaufgabe ist daher [das Eventrecht, also] die Sicherheitskonzeption, die Absprache mit Behörden, Sicherheits- und Technikdienstleistern und die Kontrolle vor Ort. Hierbei ist es egal, ob es sich um eine Eigenveranstaltung handelt oder wir mit der Sicherheitskonzeption beauftragt werden.

Während die Firmenfeiern (und auch hin und wieder privates) eher lästige Absprachen über Hummer oder Lachs beinhalten, machen die Großveranstaltung großen Spaß.

Nicht falsch verstehen: Viele Kunden sind sehr angenehme und freundliche Menschen mit denen die Arbeit großes Vergnügen bereitet, aber die Schwerpunkte liegen bei solchen Events zu häufig auf Gewerken, aus denen ich leider nicht komme (Technik, Sicherheit).

Bei Großveranstaltungen gilt nur folgendes: Wissen, was man tut! Nichts ist so gefährlich wie Halbwissen. Kunden kommen zu uns aus verschiedenen Gründen. Entweder sie erkennen, dass die Dimension des Events ihre Kenntnisse übersteigt und sie suchen Hilfe – sehr angenehm! Man kann Rat aussprechen, man muss nicht über jeden zusätzlichen Sicherheitsmann/-frau diskutieren und die Zusammenarbeit verläuft immer reibungslos. Dagegen gibt es auch Veranstalter, die von den Behörden aufgefordert werden, entsprechende Schritte zu unternehmen und meist kurz vor knapp mit einem Scherbenhaufen auftreten. Hier ist dann häufig Politik bei den Behörden und schnelles Handeln gefragt.

Beides hat seine Reize, aber klar sind langfristig geplante Events deutlich angenehmer und am Ende vermutlich auch sicherer. Sicher ist: Die Gesamtverantwortung trage am Ende ich selbst. Dabei ist es wurscht, ob ich in einem Unternehmen beschäftigt bin. Bei akuter Fehlplanung geht es mir selbst an den Kragen, daher gehe ich keine Kompromisse ein und spare auch nie an der falschen Stelle! Das beginnt beim hochwertigen Dienstleister und endet bei kleinlich wirkenden Dingen wie akku-gepufferten Panikleuchten für den WC-Bereich.

Negativ an der Branche: Natürlich die Arbeitszeiten und die in der Branche meist üblichen, niedrigen Gehälter. Ich bin nach zehn Jahren in der tollen Situation zu 80 Prozent unter der Woche zu arbeiten, aber sicher ist dies nicht die Regel! Beim Gehalt habe ich gelernt: Wer gut arbeitet, verdient auch gut. Vorausgesetzt man macht den Mund auf. Gute Leute sind, wie so oft, selten!

... Spaß bei der Arbeit mit Menschen hast ... Gähn ... Standard-Floskel und stimmt nicht mal. 80 Prozent der "Chefs" in der Eventbranche sind Choleriker oder Schluris.

Mein Beruf ist etwas für dich, wenn du in Stresssituationen gut priorisieren kannst, entsprechende Anweisung auf eine sachliche und angenehme Art kommunizieren kannst und den Gesamtüberblick behältst.

Eine strukturierte Arbeitsweise ist dabei absolutes Muss. Genug Dienstleister in unserer Branche sind eher Typ unorganisiert und "nur am Rennen", da bleibt die Auftragsbestätigung mal auf der Strecke. Hier muss man viel telefonieren, ein gutes Ablagesystem und top To-Do-Listen haben. Andererseits aber auch exakt mit diesen Menschen arbeiten können.

Und mache nie den Fehler und verdirb es dir mit den Hausmeistern! Hat man die auf seiner Seite, dann läuft die Veranstaltung quasi von allein ;-)!

Beginne schon beim Studium gute Kontakte zu knüpfen! Wie in jeder Branche ist Vitamin B(eziehung) das A und O. Und niemand wird auf eine Bürokraft aufmerksam, die nie vor Ort ist. Raus gehen, auch mal abends zum Bierchen mit der Technikcrew auftauchen und Nummern tauschen. Sich bei Xing anmelden und warten, dass jemand schreibt "hallo, brauchst du nen Job" funktioniert (noch) nicht, dafür braucht es etwas mehr.

Tatsächlich haben zwei Personen Erzieher gelernt ... Aber ich vermute mal, das ist nicht die Regel :-).

Nach dem Studium hat man im Prinzip eine betriebswirtschaftliche Ausbildung. Daher kenne ich viele, die inzwischen den Master in BWL oder Marketing drauf gesetzt haben und weg von der Eventbranche in der Industrie arbeiten. Andere kamen bei Sportvereinen unter und kümmern sich um Stadionbelegung, Special Events wie die fatale Halbzeitshow vom FC Bayern usw.

Ein Klassiker ist die Messebranche – nicht mein Fall, aber sicher ein guter Arbeitgeber. Egal ob auf Gelände-Seite oder als Messeveranstalter. Es gibt sogar einige in wirklich gut bezahlten Jobs bei großen Unternehmen, die zwei bis drei Messeauftritte planen.

Die Wenigsten (!) landen am Ende in einer klassischen Eventagentur. Die gibt es ja auch gar nicht so häufig. Man lernt, welche tollen Events es gibt, wenn neue Karren o. ä. vorgestellt werden und malt sich aus, was man tun muss, um einen tollen Spannungsbogen zu erschaffen. Meist ohne Budgetvorgaben, haut raus, was geht. Mir sind solche Menschen bisher noch nicht begegnet, sicher gibt es eine Hand voll und Wohl dem, der das schafft. Mein Neid ist dann gewiss!

Häufig doch nur Hochzeiten, kleine Budgets und möglichst kurzfristige Abwicklung. Und zu guter Letzt die böse Gastronomie: Hierzu kann sich jeder seinen Teil denken.